Private Nutzung des Diensthandys: Das müssen Arbeitgeber wissen

Viele Arbeitgeber stellen ihren Mitarbeitern mittlerweile Geräte der Telekommunikation (Notebook, Smartphone, Tablet etc.) zur Verfügung, die häufig auch privat verwendet werden. Dadurch ergeben sich u.a. Steuervorteile, denn der Gesetzgeber verzichtet bei der privaten Nutzung von Dienstgeräten auf die Zahlung der Einkommenssteuer. Was als Arbeitgeber in diesem Zusammenhang zu beachten ist, erklärt folgender Artikel.

Gibst Du als Arbeitgeber das Diensthandy ausschließlich für geschäftliche Zwecke frei, so ist jede private Handlung des Arbeitnehmers mit dem Gerät verboten und kann von einer Abmahnung bis hin zu einer fristlosen Kündigung führen. Die heutigen Flatrate-Tarife sind allerdings so preiswert, dass die private Mitnutzung erlaubt werden kann, ohne dass Dich enorme Kosten für Anrufe oder Nachrichten erwarten. So ergeben sich sowohl Vorteile für Dich als Arbeitgeber als auch für deinen Mitarbeiter.

Steuerliche Vorteile

Früher war ausschließlich die private Nutzung von betrieblichen Computern oder Telefonen durch den Arbeitnehmer von der Einkommenssteuer befreit. Hinzugekommen ist mittlerweile die Steuerfreiheit für jegliche Datenverarbeitungs- und Telekommunikationsgeräte einschließlich ihres Zubehörs und darauf laufender Software.

So heißt es in § 3 Nr. 45 des Einkommensteuergesetz (EStG): „Steuerfrei sind die Vorteile des Arbeitnehmers aus der privaten Nutzung von betrieblichen Datenverarbeitungsgeräten und Telekommunikationsgeräten sowie deren Zubehör, aus zur privaten Nutzung überlassenen System- und Anwendungsprogrammen, die der Arbeitgeber auch in seinem Betrieb einsetzt, und aus den im Zusammenhang mit diesen Zuwendungen erbrachten Dienstleistungen.“

Stellst Du Deinem Arbeitnehmer also ein Diensthandy, -tablet, oder –laptop zur Verfügung, so gilt diese Überlassung nicht als geldwerter Vorteil. Das bedeutet, dass die private Nutzung dieser Geräte keinen steuerpflichtigen Sachbezug darstellt. Steuerfreiheit genießt in der Regel auch Computerzubehör, wie Drucker, Scanner und dessen Verbrauchsmaterialien, sowie Software, sofern diesem vom Arbeitnehmer im Betrieb verwendet werden. Hierzu können neben klassischen Office-Programmen auch Bildbearbeitungsprogramme, Entwicklersoftware oder CAD-Programme zählen. Dasselbe gilt für Virenscanner.

Auch eine Barlohnumwandlung ist erlaubt. Das funktioniert, indem der Arbeitnehmer auf einen Teil seines Lohns verzichtet und er im Gegenzug Dienstgeräte kostenlos und steuerfrei nutzen darf. Vereinfacht wurde auch das Gesetz, das die Versteuerung geldwerter Vorteile regelt, indem die private und geschäftliche Nutzung des Diensthandys nicht mehr getrennt abgerechnet werden muss. Solange das Smartphone Dein Eigentum ist, fallen für Deinen Arbeitnehmer keine Steuern an.

Klare Absprachen helfen

Damit es im Nachhinein nicht zu Auseinandersetzungen wegen der Dienstgeräte kommt, solltest Du mit Deinen Mitarbeitern klare Vereinbarungen treffen, unter welchen Bedingungen die Geräte auch privat genutzt werden dürfen. Beispielsweise kann die Nutzung des Diensthandys so eingeschränkt werden, dass nur bestimmte Applikationen installiert werden können oder der Zugriff auf das Internet verweigert wird. Absprachen sollten auch über die Verwendung im Ausland (Stichwort „Roamingkosten“) und den Umgang mit internen Firmendaten auf dem Smartphone getroffen werden.

Wann entfällt die Steuerfreiheit?

Damit die hier beschriebene Steuerfreiheit gilt, muss es sich zwingend um ein betriebliches Gerät handeln. D.h. dass Du das Eigentum am Gerät behältst und dieses nicht übereignest. Steuerfrei sind in diesen Fällen auch die von Dir getragenen Verbindungsentgelte (Grundgebühr und sonstige laufende Kosten).

Bei einer Kündigung sind die zur Verfügung gestellten Geräte vom Arbeitnehmer zurückzugeben, auch wenn der private Gebrauch während des Anstellungsverhältnisses gestattet war. Wurde das Datenverarbeitungsgerät und dessen Zubehör, zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn, übereignet, kannst Du als Arbeitgeber den geldwerten Vorteil pauschal mit 25% versteuern.

Kontrolle der Daten und Erreichbarkeit

Erlaubst Du die private Nutzung des Firmenhandys, so musst Du auf die Kontrolle der darauf gespeicherten Daten verzichten. Diese unterliegen dann nämlich dem Fernmeldegeheimnis. Handelt es sich um ein rein geschäftlich genutztes Gerät, so darfst Du hingegen jederzeit dessen Herausgabe fordern und Emails, gespeicherte Dokumente, Einzelverbindungsnachweise oder Fotos einsehen.

Die Erlaubnis der privaten Nutzung bedeutet aber nicht, dass Du als Arbeitgeber das Recht dazu hast, Deinen Mitarbeiter jederzeit und außerhalb der regulären Arbeitszeiten anzurufen. Die ständige Erreichbarkeit wird erst dann zu Pflicht, wenn die Rufbereitschaft vertraglich vereinbart ist und hierfür auch eine entsprechende Vergütung im Arbeitsvertrag festgehalten ist.

Fazit

• Die betriebliche Nutzung von Datenverarbeitungs- und Telekommunikationsgeräten ist von der Einkommensteuer befreit
• Es sollten Vereinbarungen zu den Nutzungsbedingungen geschlossen werden
• Wird das Dienstgerät übereignet, entfällt die Steuerfreiheit
• Darf das Handy auch privat genutzt werden, muss auf die Kontrolle der Daten verzichtet werden
• Ein Diensthandy verpflichtet nicht zur ständigen Erreichbarkeit

Über den Autor: Manuela Beck ist Fachanwältin für Arbeitsrecht in der Kanzlei Hasselbach am Standort Köln. Sie berät Arbeitnehmer und Arbeitgeber in allen arbeitsrechtlichen Sachverhalten.